KI für Ausschreibungen: finden, prüfen, Angebot schreiben

Kurz gesagt (Stand 08.11.2026):

• So kann es aussehen: Morgens liegt eine kurze Liste passender Ausschreibungen im Postfach. Für die Verfahren, die Sie weiterverfolgen, zeigt ein Prüfblatt Fristen, verlangte Nachweise und Ausschlussgründe, jeweils mit Seite und wörtlichem Satz aus den Unterlagen. Sie prüfen die markierten Stellen und entscheiden.
• Kostenloses Prüfblatt: Schicken Sie uns den Link zu einer Ausschreibung ohne Verschwiegenheitserklärung, und Sie bekommen das Prüfblatt dazu kostenlos zurück (per E-Mail).
• Finden: Alle EU-weiten und viele nationale Bekanntmachungen stehen im Bekanntmachungsservice des Bundes, für Programme frei abrufbar über eine Schnittstelle (Beschaffungsamt). Ob die Ausschreibungen Ihrer Gemeinde dabei sind, ist nicht sicher, und Direktaufträge ohne Vergabeverfahren fehlen dort (§ 55 BHO).
• Entscheiden: In den im Oktober 2026 veröffentlichten Zuschlagsbekanntmachungen EU-weiter Verfahren gingen im Median 3 Angebote je Los ein, bei 22,5 % der Lose nur eines (eigene Auswertung von 7.128 Losen über die Schnittstelle). Solche Zahlen gehören in die Entscheidung, ob Sie überhaupt anbieten (Bid/No-Bid).
• Schreiben: Die KI gliedert nach den Zuschlagskriterien, holt Material aus Ihren alten Konzepten und liest gegen wie eine Wertungsstelle. Jede Angabe prüft ein Mensch, denn bei EU-weiten Verfahren drohen Ausschlüsse (§ 124 GWB, § 57 VgV).
• Erlaubt? VgV und GWB regeln den KI-Einsatz von Bietern nicht ausdrücklich; eine verlangte Verschwiegenheitserklärung prüfen Sie vor dem Hochladen (§ 5 VgV). Eine einzelne Vergabekammer entschied 2025 über eine Bieterin, die die rechtliche Prüfung einem Sprachmodell überlassen hatte: Etwaige Fehler des Modells gehen zu ihren Lasten (VK Lüneburg, VgK-14/2025).

Dieser Beitrag ist für Bieter: Inhaber und Vertriebsleiter, auch aus Bau und Handwerk, die mehr passende öffentliche Aufträge gewinnen wollen, ohne Tage in aussichtslose Angebote zu stecken. Der größere Hebel liegt nach unserer Einschätzung davor: die richtigen Verfahren finden, in den Unterlagen nichts übersehen und früh entscheiden, ob sich ein Angebot lohnt. Modelle und Preise stehen in einem Kasten mit Datum, weil sie schneller veralten als der Rest.

Welche Regeln gelten? Für Bau und Handwerk vorab: Ob ein Bauauftrag EU-weit vergeben wird, hängt vom geschätzten Wert des ganzen Vorhabens ab. Wird es in Losen vergeben, „ist der geschätzte Gesamtwert aller Lose zugrunde zu legen“; erreicht oder überschreitet dieser Gesamtwert den EU-Schwellenwert, gilt die VgV für die Vergabe jedes Loses. Einzelne Bau-Lose mit einem geschätzten Nettowert unter 1 Million Euro kann der Auftraggeber trotzdem ohne EU-weites Verfahren vergeben, zusammen höchstens 20 Prozent des Gesamtwerts aller Lose (§ 3 VgV). Auch ein kleines Los an einem großen Bau kann deshalb in einem EU-weiten Verfahren stehen. Die Paragrafen der Vergabeverordnung (VgV) in diesem Beitrag gelten für EU-weite Liefer- und Dienstleistungsaufträge öffentlicher Auftraggeber; ausgenommen sind Aufträge von Sektorenauftraggebern für ihre Sektorentätigkeit, verteidigungs- oder sicherheitsspezifische Aufträge und Konzessionen (§ 1 VgV). Für EU-weite Bauaufträge gilt die VgV nur teilweise, darunter § 3, im Übrigen Teil A Abschnitt 2 der VOB/A (§ 2 VgV). Die zitierten GWB-Regeln gelten, wenn der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer die EU-Schwellenwerte erreicht oder überschreitet (§ 106 GWB). Darunter gelten Haushaltsrecht, UVgO und VOB/A (Beschaffungsamt), manche Vergabestellen nennen noch die VOL (siehe unsere Auswertung unten), und jedes Bundesland hat eigene Regelungskompetenz (Open Government). Ausschluss, Nachforderung und Fristen sind dort eigens geregelt; prüfen Sie die Vorschriften dort.

Wofür taugt ein KI-Tool bei Ausschreibungen?

Eine Ausschreibung hat vier Arbeitsschritte, und KI hilft bei jedem unterschiedlich viel:

Je näher ein Schritt am fertigen Angebot liegt, desto mehr bleibt beim Menschen. Das hat einen rechtlichen Grund. Ein öffentlicher Auftraggeber kann nach § 124 Absatz 1 Nummer 9 c GWB ein Unternehmen ausschließen, das „fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt hat, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten“ (§ 124 GWB). Eine erfundene Referenz oder eine falsch übernommene Eigenerklärung aus einem Sprachmodell kann nach unserer Lesart so ein Fall sein. Ob ausgeschlossen wird, entscheidet der Auftraggeber unter Berücksichtigung der Verhältnismäßigkeit, so steht es im selben Paragrafen.

Zwingend von der Wertung ausgeschlossen werden nach § 57 Absatz 1 Nummer 4 VgV „Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind“ (§ 57 VgV). Ein Modell, das ein Formblatt verbessert oder eine Leistungsbeschreibung umformuliert und mit abgibt, erzeugt dieses Risiko. Beim Finden kostet ein Fehler der KI meist ein verpasstes Verfahren. Beim Prüfen fängt ein Mensch die Fehler ab, wenn er die Ergebnisse gegen die Fundstellen hält.

Wie finde ich Ausschreibungen mit KI?

Die Daten gibt es frei und maschinenlesbar. Ob die Ausschreibungen Ihrer Gemeinde im Bekanntmachungsservice des Bundes stehen oder nur auf deren eigener Vergabeplattform, ist nicht sicher; prüfen Sie beides.

Bekanntmachungsservice des Bundes. EU-weite Bekanntmachungen aus Deutschland gehen seit dem 25. Oktober 2023 im Format eForms, dem EU-Standard für Bekanntmachungsdaten, über den Datenservice Öffentlicher Einkauf (Beschaffungsamt) und werden dort „über den Bekanntmachungsservice des Datenservice Öffentlicher Einkauf veröffentlicht und frei zugänglich zur Verfügung gestellt“ (§ 10a VgV). Laut Beschaffungsamt enthält der Dienst unter oeffentlichevergabe.de außerdem die nach UVgO, VOB/A und Haushaltsrecht veröffentlichten Bekanntmachungen von Bund, Ländern und Kommunen (Beschaffungsamt).

Was dort fehlt. Dass auch Länder und Kommunen jede Vergabe unterhalb der EU-Schwellen dort melden, ist laut 4. Nationalem Aktionsplan (2023 bis 2025) ein Ziel des Bundesinnenministeriums (Open Government). § 10a VgV, nach dem EU-weite Bekanntmachungen dort erscheinen, gilt unterhalb der Schwellenwerte nicht (§ 10a VgV).

In unserer eigenen Auswertung des Monatsexports Oktober 2026 trugen 7.053 von 24.396 Bekanntmachungen (28,9 %) eine nationale Rechtsgrundlage wie UVgO, VOB oder VOL und 14.408 (59,1 %) eine EU-Richtlinie, der Rest keine oder eine andere Angabe. Darin stecken 2.606 Berichtigungen früherer Bekanntmachungen; ohne sie sind es 31,1 % national und 55,8 % EU. Gezählt haben wir das Feld Rechtsgrundlage (BT-01, Felddoku) aus der Schnittstelle, abgerufen am 06.11.2026 (Schnittstellen-Doku). Wie viele nationale Verfahren nur auf einer Landes- oder Kommunalplattform stehen, zeigen diese Daten nicht. Wer dort anbietet, prüft die Plattformen seiner Auftraggeber zusätzlich.

Gar nicht bekannt gemacht werden nach unserer Lesart Direktaufträge: Der Bund darf Leistungen bis 50.000 € ohne Umsatzsteuer ohne Vergabeverfahren beschaffen (§ 55 BHO). Für Länder und Kommunen gilt das nicht automatisch, dort gelten eigene Regeln. Diesen Teil des Marktes findet keine Schnittstelle, hier hilft nach unserer Einschätzung nur, bei der Vergabestelle bekannt zu sein.

Die Schnittstelle, also der Zugang für Programme: Ein Endpunkt liefert alle Bekanntmachungen eines Tages oder Monats als ZIP-Datei, in eForms, im Open Contracting Data Standard (OCDS) oder als CSV-Tabellen; abrufbar ist alles, was bis Mitternacht des Vortags verarbeitet wurde (Schnittstellen-Doku).

TED für EU-weite Verfahren. TED, die Plattform des EU-Amts für Veröffentlichungen, lässt sich laut Dokumentation per Programm durchsuchen, ohne Anmeldung (TED-Doku) und ohne Schlüssel (TED-API). Branchen und Leistungsort sind dort laut Doku hierarchisch geordnet, nach CPV-Codes (EU-Nummern für Leistungsarten) und NUTS-Regionen (EU-Gebietseinheiten).

EU-weit ausgeschrieben wird, wenn der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer den Schwellenwert erreicht oder überschreitet, 2026 und 2027 meist 140.000 € bei Liefer- und Dienstleistungen von Bundeskanzleramt und Bundesministerien, 216.000 € bei den übrigen Auftraggebern und 5.404.000 € bei Bau (§ 106 GWB, EU-Kommission).

KI-Agent für Ausschreibungen oder fester Ablauf?

Wer einen KI-Agenten für Ausschreibungen sucht, bekommt hier zuerst etwas Einfacheres. Anthropic unterscheidet Workflows, bei denen Modell und Werkzeuge über vorab festgelegte Codepfade laufen, von Agenten, die Weg und Werkzeuge selbst steuern, und empfiehlt, die einfachste Lösung zu suchen; feste Abläufe bieten laut Anthropic Vorhersehbarkeit und Konsistenz bei klar umrissenen Aufgaben (Anthropic: Building effective agents).

Suche und Prüfung sind nach unserer Einschätzung solche Aufgaben: Die Schritte und die Datenquellen stehen fest. Ein fester Ablauf, der nachts sucht, sieht so aus:

1. Abrufen. Ein Programm holt jede Nacht die Bekanntmachungen des Vortags aus dem Bekanntmachungsservice und von TED.
2. Grob filtern ohne KI. CPV-Codes, Region, Verfahrensart und Fristende filtern Sie mit gewöhnlichem Code. Das ist schnell, kostet nichts und ist nachvollziehbar.
3. Bewerten mit KI. Was übrig bleibt, bewertet ein Sprachmodell gegen ein schriftliches Firmenprofil: Leistungen, Region, typische Auftragsgröße, vorhandene Zertifikate, Referenzen, freie Kapazität. Jede Bewertung kommt in einem festen Format zurück, mit Punktzahl, Begründung in zwei Sätzen und den Stellen der Bekanntmachung, auf die sie sich stützt.
4. Kurzliste am Morgen. Morgens liegt eine kurze Liste im Postfach, sortiert nach Punktzahl, jedes Verfahren mit Link auf die Bekanntmachung.

Weil der Auftrag nicht eilig ist, kann der dritte Schritt als Batch laufen, also als Sammelauftrag, den der Anbieter später abarbeitet, bei Anthropic mit 50 % Rabatt (Anthropic-Preise). Ein Batch kann laut Anthropic bis zu 24 Stunden laufen (Anthropic). Starten Sie ihn früh in der Nacht.

Ein Agent mit eigenen Werkzeugen lohnt sich nach unserer Einschätzung erst, wenn der Weg nicht vorab feststeht: wenn er auf Vergabeplattformen ohne Schnittstelle suchen, nachgereichte Unterlagen und Antworten auf Bieterfragen selbst nachladen oder bei Ihnen zurückfragen soll. Anthropic sieht Agenten bei offenen Aufgaben, deren Zahl an Schritten sich kaum vorhersagen lässt, und nennt als Preis höhere Kosten und Fehler, die sich aufschaukeln können (Anthropic: Building effective agents).

Dazu kommt ein Sicherheitsrisiko, im Fachjargon Prompt Injection: Vergabeunterlagen sind fremde Inhalte. Laut Anthropic befolgt das Modell unter Umständen Anweisungen aus gelesenen Inhalten, auch gegen Ihre eigenen, und sollte deshalb von sensiblen Daten und Aktionen getrennt sein (Anthropic Computer Use, Anthropic: Prompt Injection). Darf ein Agent Mails senden oder Dateien hochladen, kann ein präparierter Satz in einer Anlage ihn steuern. Der nächtliche Ablauf oben liest deshalb nur und schickt die Kurzliste an ein festes Postfach, sonst nichts.

Das Firmenprofil macht die Arbeit: Je genauer es beschreibt, was Sie können und was Sie nicht wollen, desto kürzer die Liste. Ein erfundenes Beispiel: Dachsanierung und Flachdach, bis 80 km um Schweinfurt, kein Denkmalschutz, Kapazität ab März. Testen Sie das Profil gegen die Ausschreibungen, auf die Sie sich im letzten Jahr beworben haben, und gegen die bewusst ausgelassenen. Landet beides in derselben Ecke, stimmt es noch nicht.

Wie prüft KI die Vergabeunterlagen?

Wer Ausschreibungen mit KI bearbeiten will, fängt bei den Vergabeunterlagen an. Bei EU-weiten Verfahren muss der Auftraggeber grundsätzlich eine Adresse angeben, unter der die Vergabeunterlagen „unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können“ (§ 41 VgV). Sie bekommen also alle Dokumente, von den Bewerbungsbedingungen bis zu den Anlagen, und die eine Bedingung, die zum Ausschluss führt, kann in jedem davon stehen.

Jedes Dokument ganz lesen

Ein anderer Ansatz zerlegt Dokumente in Schnipsel und lässt das Modell nur die passendsten lesen, im Fachjargon Retrieval. Bei Vergabeunterlagen ist das riskant, weil Bedingungen aufeinander verweisen können, etwa eine Eignungsanforderung auf ein Formblatt in einer Anlage. Aktuelle Modelle lesen viel auf einmal. Token sind die Einheit, in der Modelle Text zählen und abrechnen. Das Kontextfenster ist die Textmenge, die das Modell auf einmal sieht; Anthropic berechnet es für Modelle ab Claude 4.6, außer Haiku 5.5, mit 1 Million Token zum Standardpreis (Anthropic-Preise). Wie viele PDF-Seiten davon in eine Anfrage passen, hängt von Text und Seitenbild ab (Anthropic); die Rechnung steht im Kasten weiter unten, und die Token-Zählung der Schnittstelle zeigt es vorab.

Mehr ist dabei nicht automatisch besser: Laut Anthropic lassen Genauigkeit und Erinnerung mit wachsender Tokenzahl nach (Anthropic). Nach unserer Einschätzung lesen Sie deshalb jedes Dokument vollständig, ohne Schnipsel, und prüfen die Verweise zwischen den Dokumenten in einem zweiten Lauf.

Ein festes Schema mit Fundstellen

Zweitens: Fragen Sie das Modell nicht allgemein, was zu beachten ist. Legen Sie vorher ein Schema fest, also eine feste Liste von Feldern, die die KI zu jeder Ausschreibung ausfüllen muss. Anthropic nennt das strukturierte Ausgaben, die Antwort folgt dann einem vorgegebenen Schema und lässt sich direkt maschinell weiterverarbeiten (Anthropic). Ein brauchbares Schema für Vergabeunterlagen enthält:

• Fristen: Angebotsfrist, Frist für Bieterfragen, Bindefrist, Termine für Besichtigungen
• Form: Vergabeplattform, Textform oder Signatur, Formblätter, Dateiformate, Lose
• Eignung: jede Anforderung mit dem verlangten Nachweis, etwa Umsatz, Versicherung, Zertifikat, Referenzen
• Ausschlussgründe und Mindestanforderungen: alles, was ein Angebot ohne Wertung aus dem Verfahren nimmt
• Zuschlagskriterien: Preis, Qualität, Konzepte, jeweils mit Gewichtung
• Vertraulichkeit: verlangte Verschwiegenheitserklärung, Regeln zur Weitergabe der Unterlagen
• Nebenangebote: zugelassen oder nicht

Zu jedem Feld gehört eine Fundstelle: Dokument, Seite und der wörtliche Satz als eigenes Feld im Schema. Ein kleines Skript prüft danach, ob dieser Satz wörtlich im Dokumenttext steht. Fehlt er, geht der Wert an einen Menschen. Genauso prüfen wir die Zitate in unseren Beiträgen. Gescannte Seiten ohne Textebene brauchen dafür vorher eine Texterkennung.

Anthropic bietet außerdem eine Zitierfunktion, die sich laut Anthropic nicht in derselben Anfrage mit dem festen Schema nutzen lässt und Scans ohne Textebene nicht belegt (Anthropic). Sie eignet sich deshalb als eigener, zweiter Lauf.

Und jedes Feld braucht zwei verschiedene leere Werte: steht nicht drin und nicht gefunden. Beim Versicherungsnachweis heißt steht nicht drin, der Auftraggeber verlangt keinen; nicht gefunden heißt, schauen Sie selbst nach. Ein Modell, das bei einer fehlenden Angabe einfach nichts ausgibt, verwischt genau diesen Unterschied.

So kann ein einzelnes Feld im Prüfblatt aussehen. Das Beispiel ist erfunden und stammt aus keinem echten Verfahren:

• Fundstelle: Bewerbungsbedingungen, Seite 4, Satz: Der Bieter legt mit dem Angebot eine Liste vergleichbarer Referenzen vor.
• Feld: Eignung, Referenzen
• Anforderung: vergleichbare Referenzen
• Nachweis: Referenzliste auf dem Formblatt des Auftraggebers
• Status: gefunden (erlaubt sind nur: gefunden, steht nicht drin, nicht gefunden)

Die Fundstelle steht bewusst vorn: Lassen Sie das Modell zuerst den Satz abschreiben und den Wert daraus ableiten. Dafür muss die Fundstelle im Schema ein Pflichtfeld sein, denn laut Anthropic stehen optionale Felder in der Ausgabe hinter den Pflichtfeldern. Die erlaubten Werte für den Status legen Sie im Schema als feste Liste an (Anthropic).

Eine zweite Spur. Für Felder, an denen ein Ausschluss hängt, lohnt ein zweiter Lauf mit anders gestellter Frage: einmal Feld für Feld nach dem Schema, einmal offen, welche Bedingungen zum Ausschluss führen. Ein Preprint vom Workshop RobustifAI der IJCAI-ECAI 2026 fand bei Rechnungen, dass wiederholte Läufe derselben Abfrage verlässliche und unzuverlässige Werte kaum trennen; die Abweichung zwischen zwei unterschiedlich gestellten Abfragen war dagegen aussagekräftig (arXiv 2606.24420). Anthropic rät allgemein, dem Modell zu erlauben, Unsicherheit zuzugeben (Anthropic); im Schema ist das der Wert nicht gefunden. Wo die beiden Läufe abweichen, sieht ein Mensch nach.

Bieterfragen früh stellen

Die Extraktion lohnt sich vor allem am ersten Tag. Unklarheiten klären Sie mit Bieterfragen, und dafür läuft eine Uhr. Nach der VgV ist die Angebotsfrist zu verlängern, wenn zusätzliche Informationen trotz rechtzeitiger Anforderung durch ein Unternehmen „nicht spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung gestellt werden“, in Dringlichkeitsverfahren gilt dafür eine Frist von vier Tagen (§ 20 VgV). Diese Verlängerung entfällt aber, wenn die Frage zu spät kam. Wörtlich: „Dies gilt nicht, wenn die Information oder Änderung für die Erstellung des Angebots unerheblich ist oder die Information nicht rechtzeitig angefordert wurde.“ (§ 20 VgV)

Im offenen Verfahren nach der VgV beträgt die Angebotsfrist mindestens 35 Tage; der Auftraggeber kann sie bei elektronischer Abgabe um fünf Tage kürzen, bei hinreichend begründeter Dringlichkeit bis auf 15 Tage (§ 15 VgV). Wer am dritten Tag weiß, was unklar ist, hat Zeit für Fragen.

Leistungsverzeichnis und GAEB: Warum Daten besser sind als PDF

Im Bau kann das Leistungsverzeichnis den Unterlagen als GAEB-Datei beiliegen. GAEB DA XML soll laut GAEB einen einheitlichen Standard für den Austausch von Bauinformationen bei „Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung“ schaffen (GAEB). Die aktuelle Version 3.3 Ausgabe 2023-01 kennt unter anderem die Austauschphasen X83 für die Angebotsaufforderung, also die LV-Datei, die der Auftraggeber verschickt, und X84 für die Angebotsabgabe, die Datei mit Ihren Preisen (GAEB 3.3).

Liegt eine X83-Datei bei, liest Ihr Kalkulationsprogramm Positionen, Mengen und Einheiten oft schon selbst ein, sonst ein kleines Programm aus der XML-Datei; eine KI, die dieselben Zahlen aus einem PDF abliest, kann sich verlesen. Die KI setzen Sie dort ein, wo Sprache steht: Langtexte gegen Ihre Leistungen halten, besondere Anforderungen markieren, Fragen vorbereiten. Die Preise kommen aus Ihrer Kalkulation, an Positionen, Texten und Mengen ändert die KI nichts. Für Bauaufträge regelt das die VOB/A, § 57 VgV gilt dort nicht (§ 2 VgV).

Bid oder No-Bid: Lohnt sich das Angebot?

Ob Sie anbieten, sollte vor dem Schreiben feststehen, nach festen Kriterien in einer Bid/No-Bid-Matrix. Die KI befüllt sie aus dem Schema oben vor, die Entscheidung treffen Sie.

Wie viele Mitbewerber? Gegen zwei Mitbewerber rechnet sich ein Angebot anders als gegen zehn. Zuschlagsbekanntmachungen EU-weiter Verfahren nennen je Los meist die Zahl der eingegangenen Angebote, im CSV-Export als Feld BT-759 (Felddoku); in den 1.620 nationalen Zuschlagsbekanntmachungen vom Oktober 2026 fehlte sie. In unserer Auswertung der im Oktober 2026 veröffentlichten Bekanntmachungen EU-weiter Verfahren stand sie bei 7.128 Losen: Im Median gingen 3 Angebote ein, bei 22,5 % der Lose genau eines, bei 4,0 % keines. Ohne Berichtigungen früherer Bekanntmachungen sind es 6.928 Lose, 22,6 % und 3,8 %. Bei 2.945 der 7.128 Lose fehlte im Export die Typangabe; dort haben wir die erste Zeile je Los gezählt, die bei einer Prüfung am Originaldokument (Tagesexport 03.10.2026) in 30 von 31 Fällen die Angebotszahl war. Es sind Selbstangaben der Vergabestellen aus einem Monat. Für Ihre Matrix lohnt derselbe Blick auf frühere Zuschläge Ihrer Auftraggeber oder Ihrer CPV-Codes.

Bei den Referenzen lohnt der Abgleich besonders. Nach der VgV darf der Auftraggeber als Beleg der Leistungsfähigkeit unter anderem eine Liste der „in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen“ verlangen, mit Wert, Zeitpunkt und Empfänger (§ 46 VgV). Führen Sie Ihre Referenzen als Tabelle mit genau diesen Spalten, kann ein Programm jede neue Ausschreibung dagegen prüfen und meldet, welche Referenz passt und wo eine fehlt.

Wie schreibe ich ein Angebot mit KI?

Entscheidet bei Ihnen nur der Preis, können Sie diesen Abschnitt überspringen. Sonst hilft KI beim Schreiben an drei Stellen: beim Gliedern, beim Material und beim Gegenlesen. Die Angaben selbst bleiben Ihre.

Gliedern nach den Zuschlagskriterien. „Die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung müssen in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen aufgeführt werden.“ (§ 127 GWB) Bei EU-weiten Liefer- und Dienstleistungsaufträgen darf die Gewichtung auch als Spanne angegeben werden (§ 58 VgV). Gliedern Sie jedes Konzept genau nach diesen Kriterien, in derselben Reihenfolge und mit denselben Begriffen, ebenso nach Unterkriterien, wenn die Unterlagen welche nennen.

Ihre eigene Bibliothek als Material. Beim Prüfen liest das Modell die Unterlagen vollständig. Beim Schreiben ist gezieltes Heraussuchen (Retrieval) richtig, und zwar aus Ihrer eigenen Bibliothek: frühere Konzepte, Referenzbeschreibungen, Qualifikationen, von Ihnen geprüft und mit Datum, Projekt und Freigabe abgelegt. Ohne dieses Material füllt ein Modell Lücken nach unserer Einschätzung mit allgemeinen Sätzen.

Gegenlesen wie die Wertungsstelle. Ein zweiter Modellaufruf bekommt die veröffentlichten Zuschlagskriterien, die Gewichtung, eine Bewertungsmatrix, falls es eine gibt, und Ihren Entwurf, bewertet jeden Punkt und nennt unbeantwortete Anforderungen. Die echte Wertung sagt er nicht voraus. Er zeigt Lücken, solange Sie noch ändern können.

Formblätter und Eigenerklärungen bleiben, wie sie sind. Lassen Sie sie nie von einem Modell umschreiben. Den Grund nennt der Abschnitt Wofür taugt ein KI-Tool bei Ausschreibungen? oben (§ 57 VgV, § 124 GWB).

Zum Schluss die Vollständigkeit, nach der VgV gilt: „Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen.“ (§ 56 VgV) Fehlt ein gewertetes Konzept, lässt es sich nicht nachreichen. Eine Vollständigkeitsprüfung des fertigen Angebots gegen das Schema ist deshalb der letzte Schritt vor der Abgabe.

Darf ich KI für Ausschreibungen nutzen?

Die Vergabeverordnung (zuletzt geändert am 02.09.2026) und das GWB (zuletzt geändert am 20.07.2026) enthalten keine ausdrückliche Regel zum KI-Einsatz von Bietern; der Begriff künstliche Intelligenz kommt im Volltext beider Regelwerke nicht vor (VgV, GWB). UVgO, VOB/A und Landesrecht haben wir dafür nicht durchsucht.

Trotzdem gilt einiges:

Vertraulichkeit. Der Auftraggeber kann Anforderungen zum Schutz der Vertraulichkeit vorschreiben, „Hierzu gehört insbesondere die Abgabe einer Verschwiegenheitserklärung.“ (§ 5 VgV) Bei EU-weiten Verfahren nennt er seine Maßnahmen in der Bekanntmachung (§ 41 VgV). Lesen Sie beides, bevor Unterlagen zu einem KI-Anbieter gehen.

Beim Anbieter kommt es auf das Produkt an: Anthropic nutzt Eingaben seiner kommerziellen Produkte, auch der Programmierschnittstelle, laut eigener Angabe standardmäßig nicht zum Training, für Verbraucherpläne gelten eigene Regeln (Anthropic Privacy Center). Vergabeunterlagen gehören nach unserer Einschätzung in einen geschäftlichen Zugang mit Vertrag.

Haftung. Was im Angebot steht, verantworten Sie. Neben den irreführenden Informationen (siehe oben) nennt § 124 Absatz 1 Nummer 8 GWB als Ausschlussgrund, wenn ein Unternehmen „in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien eine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte zurückgehalten hat“ (§ 124 GWB). Das wiegt schwer, denn Eigenerklärungen sind der Regelnachweis: „Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 soll durch Eigenerklärungen erfolgen.“ Weitere Unterlagen sollen nur aussichtsreiche Bieter vorlegen (§ 122 GWB), eine falsche Angabe fällt also womöglich erst spät auf.

Ein Fall aus der Praxis. Die Vergabekammer Niedersachsen in Lüneburg entschied 2025 über die Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Chat- und Voicebots. Eine Bieterin hatte die rechtliche Prüfung der Vergabeunterlagen allein einem Sprachmodell überlassen, ChatGPT 4.5. Erst nach der Absage rügte sie, in den Unterlagen fehle eine Höchstmenge. Die Kammer hielt diesen angeblichen Mangel für objektiv erkennbar und die Rüge insoweit für verspätet; begründet wäre der Antrag in diesem Punkt nach ihrer Ansicht ohnehin nicht gewesen. Zum KI-Einsatz schreibt sie: „Etwaige Fehler dieses Moduls gehen zulasten der Antragstellerin.“ (VK Lüneburg, 28.04.2025, VgK-14/2025) In einem Punkt bekam die Bieterin recht: Den Zuschlag darf die Auftraggeberin nur über höchstens 88 Chatbots erteilen. Die Kosten trug die Bieterin zu zwei Dritteln.

Verstöße, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden, ein erkannter Verstoß innerhalb von zehn Kalendertagen. Weist der Auftraggeber die Rüge zurück, muss der Nachprüfungsantrag binnen 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung folgen. Versäumen Sie eine dieser Fristen, ist der Nachprüfungsantrag insoweit unzulässig (§ 160 GWB). Lassen Sie die KI ruhig nach Vergabefehlern suchen. Was sie findet, prüft sofort jemand, der Vergaberecht kennt.

Vertrauliche Unterlagen: Cloud mit Vertrag oder lokale KI?

Vertraulich wird es an zwei Stellen: bei Unterlagen, die der Auftraggeber nur nach einer Verschwiegenheitserklärung herausgibt (siehe Vertraulichkeit oben), und bei Ihren eigenen Preisen und Konzepten. Das nächtliche Finden schickt nur öffentliche Bekanntmachungen und Ihr Firmenprofil zum Modell; was unter eine Verschwiegenheitserklärung fällt, gehört nach unserer Einschätzung nicht ins Profil. Verlangt der Auftraggeber eine Verschwiegenheitserklärung, klären Sie zuerst per Bieterfrage, ob ein KI-Dienst mit Vertrag zulässig ist. Ohne Freigabe bleiben nach unserer Lesart lokale KI (Weg 2 oder 3) und Handarbeit. Die drei Wege im Einzelnen:

1. Cloud mit Vertrag. Bei der Anthropic-Schnittstelle löscht Anthropic Ein- und Ausgaben laut eigener Angabe innerhalb von 30 Tagen. Ausnahmen sind laut Anthropic Dienste, deren Aufbewahrung Sie selbst steuern (etwa die Files API), eine abweichende Vereinbarung, gesetzliche Pflichten und die Durchsetzung der Nutzungsrichtlinie. Markieren Anthropics automatische Prüfsysteme eine Anfrage als Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinie, bleiben Ein- und Ausgaben bis zu 2 Jahre gespeichert. Kürzer geht es mit einer Vereinbarung wie Zero Data Retention (Anthropic Privacy Center); für Claude Fable gilt sie nach unserer Lesart der Anthropic-Angaben nur, wenn Anthropic das der Organisation mitgeteilt hat, sonst bleiben Ein- und Ausgaben dort 30 Tage für Sicherheitsprüfungen gespeichert (Anthropic Privacy Center). Wo gerechnet wird, wählen Sie dort derzeit nur zwischen weltweit und USA, gespeichert wird in den USA (Anthropic Data Residency). Ob Ihre Verschwiegenheitserklärung das zulässt, klären Sie per Bieterfrage.

2. Lokale KI. Ein offenes Modell, dessen Gewichte Sie herunterladen, läuft auf einem Rechner in Ihrem Betrieb, und die Unterlagen verlassen das Haus nicht. Hardware, Einrichtung und Betrieb tragen Sie selbst.

   Für den, der es einrichtet: Achten Sie zuerst auf die Fassung. Ollama listet bei Gemma 4 auch Cloud-Fassungen, erkennbar an „cloud“ im Namen wie gemma4:31b-cloud unter „Ollama’s cloud“, mit denen die Unterlagen nach unserer Einschätzung den Betrieb doch verlassen. Ohne Zusatz ist dort nach unserer Lesart die kleine Fassung E4B voreingestellt, die höchstens rund 128.000 Token auf einmal sieht; die Fassung aus dem Kasten heißt gemma4:31b (Ollama Gemma 4). Achten Sie auch auf das Kontextfenster: Ollama stellt es laut seiner Seite zur Kontextlänge nach dem Grafikspeicher ein, unter 24 GiB auf rund 4.000 Token, von 24 bis 48 GiB auf rund 32.000 und erst ab 48 GiB auf rund 256.000; mehr Text hat das Modell nicht im Speicher. Stellen Sie es vor dem Lesen auf die Länge Ihrer Dokumente; welcher Wert anliegt, zeigt der Befehl ollama ps in der Spalte CONTEXT, solange das Modell geladen ist (Ollama Kontextlänge). Ist ein Text länger als das eingestellte Fenster, kürzt Ollama ihn nach unserer Einschätzung ohne Fehlermeldung. Bei rund 4.000 Token trifft das mit dem Faustwert je Seite aus dem Kasten schon Dokumente ab zwei Seiten Text. Das Beispiel im Kasten weiter unten liest auch Seitenbilder und sieht höchstens rund ein Viertel der Token, die die großen Cloud-Modelle auf einmal lesen. Lesen Sie deshalb Dokument für Dokument, wie oben beschrieben. Passt ein Dokument nicht auf einmal ins eingestellte Kontextfenster, mit dem Faustwert je Seite aus dem Kasten bei rund 32.000 Token schon ab rund 10 Seiten Text und bei rund 256.000 Token ab rund 85 Seiten, lesen Sie es nach unserer Einschätzung vollständig in Abschnitten nacheinander und prüfen die Verweise zwischen den Abschnitten in einem zweiten Lauf.

3. Getrennt. Das Finden läuft mit den öffentlichen Bekanntmachungen in der Cloud, Prüfen und Schreiben vertraulicher Verfahren auf dem eigenen Rechner. Ein eigenes Werkzeug lässt sich so bauen, dass jedes Verfahren den passenden Weg nimmt.

Welcher Weg Ihre Unterlagen gut genug liest, zeigt die Testmenge aus dem nächsten Abschnitt, lokal genauso wie in der Cloud.

Woran merke ich, ob die KI gut genug ist?

Am Bauchgefühl nicht. Ein Modell, das bei drei Ausschreibungen beeindruckt, kann bei der vierten eine Frist falsch lesen. Bauen Sie deshalb eine kleine Testmenge, im Fachjargon ein Eval. Anthropic empfiehlt, Tests so zu gestalten, dass sie die echte Verteilung der Aufgaben abbilden, und Grenzfälle einzuschließen (Anthropic).

Für Ausschreibungen heißt das:

1. Nehmen Sie alte Verfahren, bei denen Sie die richtigen Antworten kennen: Fristen, Eignungsanforderungen, Zuschlagskriterien, Ihre damalige Bid/No-Bid-Entscheidung.
2. Nehmen Sie schwierige dabei: viele Lose, Anlagen als Scan, Bedingungen in Fußnoten.
3. Lassen Sie jede neue Version Ihres Ablaufs, jedes neue Modell und jede Änderung am Schema gegen diese Menge laufen und zählen Sie die Treffer je Feld. Am wichtigsten ist, ob jedes Ausschlusskriterium gefunden wird: Ein übersehenes kostet nach unserer Einschätzung das ganze Angebot, ein Fehlalarm nur Minuten.

Speichern Sie zu jedem Lauf Modellkennung, Fassung von Anweisung und Schema, die gelesenen Dateien und das Ergebnis, dazu, wer was geprüft hat. Erst dann wissen Sie, ob ein neues Modell besser ist oder nur anders, und bei welchen Feldern immer ein Mensch nachsehen muss. Dieselbe Testmenge prüft auch eine fertige Ausschreibungsplattform.

Welche KI für Ausschreibungen? Stand: 08.11.2026

Stand 08.11.2026, Beispiele Claude, Gemini, Gemma und Qwen (keine Empfehlung, Preise ändern sich):

• Anthropic, Modelle und Listenpreise je Million Token, Eingabe/Ausgabe: Claude Fable 5.1 10/50 $, Claude Opus 5.5 4/20 $, Claude Sonnet 5.5 2/10 $, Claude Haiku 5.5 0,10/0,50 $ bei Anfragen bis 100.000 Token, darüber 0,50/2,50 $. Alle Preise in US-Dollar (Anthropic-Preise).
• Anthropic, PDF: höchstens 600 Seiten je Anfrage bei 1 Million Token Kontext, sonst 100; typisch 1.500 bis 3.000 Token Text je Seite, dazu Token für das Seitenbild (Anthropic PDF), bei Opus 5.5 bis zu 4.784 je Bild (Anthropic Vision). Rechenweg (abgeleitet): Bei typischer Textdichte höchstens 3.000 + 4.784 = 7.784 Token je Seite, also rund 128 Seiten je Million Token; sehr dichte Seiten brauchen mehr.
• Rechenbeispiel (abgeleitet): 100 Seiten Vergabeunterlagen sind 150.000 bis 300.000 Token Text. Mit Opus 5.5 kostet diese Eingabe 0,60 bis 1,20 $, über die Batch-Schnittstelle mit 50 % Rabatt 0,30 bis 0,60 $ (Anthropic-Preise). Mit Seitenbildern bei typischer Textdichte höchstens 100 × 7.784 Token × 4 $ je Million = rund 3,11 $, mit Batch rund 1,56 $. Die Antwort kommt dazu.
• Google, Gemini 4 Argon: laut Google sein Flaggschiffmodell für Reasoning, nur im kostenpflichtigen Tarif (Gemini-Preise). Kontextfenster 1 Million Token, geteilt zwischen Eingabe, Denk- und Ausgabe-Token (Google Long Context); Ausgaben nach JSON-Schema (Google Structured Output). Listenpreis je Million Token 2 $ Eingabe und 10 $ Ausgabe bis 30.11.2026, ab 01.12.2026 4 $ und 20 $; laut Preisseite werden die Daten im kostenpflichtigen Tarif nicht zur Verbesserung der Produkte verwendet (Gemini-Preise).
• Lokal, Beispiel Gemma 4 von Google: Das dichte Modell mit 31 Milliarden Parametern braucht laut Google zum Laden rund 17,5 GB Grafikspeicher in 4 Bit und 34,9 GB in 8 Bit, dazu Speicher für den Kontext, laut Google bei großen Kontexten deutlich mehr. Es liest Text und Bilder und sieht rund 256.000 Token auf einmal (Google Gemma 4). Bei Ollama ist die Modelldatei dieser Fassung 19 bis 20 GB groß (Ollama Gemma 4). Für die Hardware rechnen Sie nach unserer Einschätzung mit den 19 bis 20 GB von Ollama, dazu kommt Speicher für den Kontext und die laufende Software. Ähnlich groß ist Qwen 3.6: Die Fassung mit 27 Milliarden Parametern ist dort 18 bis 19 GB groß, ebenfalls rund 256.000 Token, Text und Bild (Ollama Qwen 3.6). Rechenweg (abgeleitet, mit Anthropics Faustwert je Seite; andere Modelle zerlegen Text mit eigenen Verfahren in Token): 256.000 Token sind bei 1.500 bis 3.000 Token Text je Seite rund 85 bis 170 Seiten, ein Viertel der 1 Million Token der Cloud-Modelle oben.
• Bau: GAEB DA XML 3.3 Ausgabe 2023-01 ist die aktuelle Version, auf derselben Seite informiert GAEB über eine Beta-Version 3.4, Ausgabe 2026-03 (GAEB).

Fertige Plattform oder eigenes Werkzeug?

Vier Fragen helfen bei der Wahl:

• Quellen: Deckt die Lösung die Plattformen ab, auf denen Ihre Auftraggeber veröffentlichen?
• Unterlagen: Wo werden sie verarbeitet und gespeichert, und passt das zu einer Verschwiegenheitserklärung?
• Ihre Daten: Bekommen Sie Profil, Bibliothek und Ergebnisse in offenem Format heraus?
• Prüfbarkeit: Lässt sich die Lösung mit Ihrer Testmenge prüfen, mit Fundstelle je Angabe?

Eine fertige Plattform ist nach unserer Einschätzung schneller eingerichtet, ein eigenes Werkzeug passt eher, wenn Profil, Bibliothek und Unterlagen bei Ihnen bleiben sollen.

Wann lohnt sich KI für Ausschreibungen nicht?

• Sie bewerben sich selten. Dann reichen eine Checkliste, ein gespeicherter Suchauftrag, den der Bekanntmachungsservice mit Unternehmenskonto samt Benachrichtigung bietet (Beschaffungsamt), und ein Blick auf die Plattformen Ihrer Stammauftraggeber.
• Der Preis entscheidet allein. Geht es nur um Einheitspreise in einem Leistungsverzeichnis, liegt die meiste Arbeit in Ihrer Kalkulation, und dort hilft Ihre Kalkulationssoftware mehr als eine KI. Finden und Prüfen lohnen sich auch dann.
• Die Unterlagen dürfen nicht hinaus. Schließt die Verschwiegenheitserklärung die Weitergabe an Dritte aus, fragen Sie per Bieterfrage nach, ob ein KI-Dienst mit Vertrag zulässig ist. Ohne Freigabe bleibt nach unserer Lesart lokale KI auf einem Rechner in Ihrem Betrieb (siehe Vertrauliche Unterlagen oben), auf den kein externer Dienstleister zugreift, oder Handarbeit.
• Niemand prüft die Ergebnisse. Ohne einen Menschen, der Fundstellen nachsieht, erzeugt die KI Arbeit, die später teurer wird.

Lohnt sich ein eigenes Werkzeug für Ihre Ausschreibungen?

Wir bauen solche Werkzeuge als Individualsoftware: Sie beschreiben die Arbeit, die jede Woche wiederkommt, wir bauen das Werkzeug dafür, der Quellcode gehört Ihnen.

Am schnellsten sehen Sie es an einem eigenen Verfahren: Schicken Sie uns den Link zu einer Ausschreibung, die Sie gerade prüfen oder schon abgegeben haben. Sie bekommen das Prüfblatt dazu kostenlos zurück und sehen selbst, was die KI findet und was sie übersieht. Das geht nur bei Ausschreibungen ohne Verschwiegenheitserklärung.

Für das Gespräch danach hilft eine kleine Rechnung: Verfahren im Monat mal Stunden je Verfahren, getrennt nach Finden, Prüfen und Schreiben, dazu, in welchen Branchen und Regionen Sie anbieten. Rechnet sich ein eigenes Werkzeug für Sie nicht, sagen wir Ihnen das.

Kostenloses Prüfblatt per E-Mail anfragen

Moritz Rottmann betreut mit Pankrates aus Schonungen bei Schweinfurt Websites, Onlineshops und Individualsoftware für Betriebe in ganz Deutschland. Alle Zahlen, Daten und Zitate in diesem Beitrag stammen aus den verlinkten Quellen oder aus unserer Auswertung des Monatsexports Oktober 2026 des Bekanntmachungsservice, abgerufen am 06.11.2026, oder sind aus ihnen gerechnet; der Rechenweg steht jeweils dabei.

Häufige Fragen

Welche KI ist die beste für Ausschreibungen?

Entscheidend sind Ausgaben nach festem Schema, eine prüfbare Fundstelle je Angabe und das Ergebnis auf Ihrer eigenen Testmenge. Ein großes Kontextfenster bieten am 08.11.2026 etwa die aktuellen Claude-Modelle von Anthropic und Gemini 4 Argon von Google, je 1 Million Token; das ist eine Auswahl, keine Empfehlung. Welches Modell Ihre Unterlagen am besten liest, zeigt nur ein Test mit alten Ausschreibungen, deren richtige Antworten Sie kennen.

Wo finde ich öffentliche Ausschreibungen kostenlos?

Im Bekanntmachungsservice des Bundes unter oeffentlichevergabe.de, ohne Registrierung. Laut Beschaffungsamt stehen dort alle EU-weiten und die nach UVgO, VOB/A und Haushaltsrecht veröffentlichten Bekanntmachungen; ob jede nationale Ausschreibung von Ländern und Kommunen dabei ist, ist nicht belegt. EU-weite Verfahren stehen außerdem auf TED. Beide haben eine freie Schnittstelle. Direktaufträge, beim Bund bis 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer, werden nach unserer Lesart gar nicht bekannt gemacht.

Darf ich KI für ein Angebot in einer öffentlichen Ausschreibung nutzen?

VgV und GWB enthalten keine ausdrückliche Regel zum KI-Einsatz von Bietern. Bei EU-weiten Verfahren nach der VgV kann der Auftraggeber eine Verschwiegenheitserklärung verlangen (§ 5 Absatz 3 VgV); prüfen Sie sie, bevor Unterlagen zu einem KI-Anbieter gehen. Für den Inhalt haften Sie selbst: Fahrlässig irreführende Angaben können nach § 124 GWB zum Ausschluss führen, und Fehler eines Sprachmodells, dem eine Bieterin die rechtliche Prüfung der Unterlagen überlassen hatte, gingen laut Vergabekammer Niedersachsen (VgK-14/2025) zu ihren Lasten.

Kann eine KI ein Angebot für eine Ausschreibung komplett schreiben?

Sie kann Konzepte entwerfen, gegliedert nach den veröffentlichten Zuschlagskriterien und mit Material aus Ihren früheren Texten. Komplett schreiben lassen sollten Sie es nach unserer Einschätzung nicht: Bei EU-weiten Liefer- und Dienstleistungsaufträgen öffentlicher Auftraggeber führen Änderungen an den Vergabeunterlagen nach § 57 VgV zum Ausschluss von der Wertung, und gewertete Konzepte lassen sich nach § 56 Absatz 3 VgV nicht nachfordern. Jede Angabe prüft deshalb ein Mensch gegen die Unterlagen und Ihre Belege.

Was kostet es, Vergabeunterlagen mit KI auszuwerten?

Mit Claude Opus 5.5 kosten 100 Seiten Vergabeunterlagen an Eingabe 0,60 bis 1,20 US-Dollar für den Text und mit den Seitenbildern bei typischer Textdichte bis rund 3,11 US-Dollar, über die Batch-Schnittstelle die Hälfte (Listenpreise am 08.11.2026; laut Anthropic typisch 1.500 bis 3.000 Token Text je Seite und bis zu 4.784 Token je Seitenbild). Sehr dichte Seiten kosten mehr, die Antwort kommt dazu. Teurer ist nach unserer Einschätzung die Einrichtung: Firmenprofil, Schema und Testmenge.